如何快速地提昇跟外國人的溝通效率?

 

學生在商學院唸書,不免會碰到需要做小組討論、上台簡報的時候,對於一般大班制的德國碩士學程來說,這一部分的機會相對比較少,但對於偏重理論與實際並重、小班制的MBA學程來說,能夠用外語清楚有條理地表達你的論點還有做好簡報會很快的讓德國人對你刮目相看喔!那究竟有什麼要注意的呢?

 

先說說我的觀察好了,由於小編所處的產業是IT產業,對於一個非IT學術背景的人來說,排山倒海的IT詞彙實在是令人吃不消,而我也發現,許多公司對外發布的產品訊息、影片以及對內的教育訓練都有幾個很明顯的特徵:太多精心設計的對白以及炫麗抽象的詞彙;所以就算我對於公司產品有了一定的知識,我還是很容易被埋沒在龐大的資訊裡,更不用說不同資料的說法都還有不少出入。

 

我們的學生很多都有幾年的工作經驗,在專業能力方面絕對沒有問題,但由於語言能力的限制,會讓我們的表達能力受限,除了積極培養語言的能力外,在溝通上還有三個面向可以幫助提升溝通效率:

  1. 隔行如隔山,深入淺出
  2. 講述目的,「Why? What is the purpose?」
  3. 舉例、譬喻與比較

 

「隔行如隔山」是普遍的真理,不管你要講的東西與概念有多簡單,放在一堆非相關領域的外國人面前,對他們來說絕對是「有聽沒有懂」,為了講解要花費不少力氣,再加上自己語言能力的限制,常常只能恨自己「書到用時方恨少!」所以一定要記得,在不失去相關性的情況下,講得越簡單越好,這會讓你在一群外國人面前,得到更多更久的注意。接下來就要帶到第二個重點:講述目的。

 

在討論business case的時候,都會做商業策略的討論。當你向大家提出論點的時候,一定要先好好講述為什麼要這樣做,把目的講清楚會讓你更有邏輯與說服力。舉例來說,當我在公司上教育訓練的時候,講師的專業知識非常充分,但在講述新的章節時,講師並沒有特別著重在這個「WHY」,只是輕輕帶過,這讓我很快的就被大量的新訊息給淹沒,吸收效果非常差,再加上外語的腔調以及詞彙等的影響,會造成很多聽不懂的狀況,所以在前期不好好著重在講述目的,會讓聽眾的吸收效果大打折扣。所以只要前面的邏輯順了,後面也就順了。

 

最後是很好用的技巧,善用例子、譬喻以及比較。根據神經科學的研究,人最有效的學習方式是透過大腦網絡中已知的資訊節點向外做新的連結延伸,如果單純建立一個嶄新的知識節點,沒有任何的參考資訊,那會非常辛苦。在這樣的情況下,如果你能夠用大家都了解的概念來連結到你想要解釋的事情上面,大家都會很感謝你的。

 

讓我舉個例子。我有時候要跟完全不懂IT的長輩解釋ERP系統是什麼,我常常會說,「阿伯你知道Windows對不對」,「我們都在用Windows處理自己的事情,然後ERP系統就有點像是為公司特別訂做的Windows啦,員工就可以用ERP系統來處理公司的大小事情~」,然後阿伯就會若有所悟的點點頭,雖然解釋不甚精確,但在這樣的基礎上慢慢去做解釋,會比你直接說「企業資源計劃系統(ERP)是一個建立在資訊技術基礎上的系統化管理思想,為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平台」 還要容易接受對吧?如果能再加入「比較」的元素,「如果在公司的一筆訂單由一個人處理的話,那還簡單,但如果一筆訂單牽扯到業務、物流、會計等部門好幾百人,那就需要有ERP系統來做統一管理操作,不然公司就天下大亂了」說完,阿伯的頭點得更勤了。

 

在國外唸書的台灣學生,語言能力絕對比不過當地的學生,但我們能夠讓對方刮目相看的地方,就是透過我們的邏輯與溝通能力的展現,這些軟實力能夠迅速地幫助你建立一些個人品牌,在面對操著流利英德語的國際學生面前毫不遜色,甚至讓外國人稱讚你的簡報技巧很好,而這些軟實力也是不管在求學、職場或者生活上,都要持續去精進的,與大家共勉之~

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